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当使用共享打印机时，除了遵守法律法规外，还应实施一些限制措施，以确保正确使用此设备并避免泄露机密文件或信息。
首先，要在使用共享打印机之前，要强制实施验证程序，确保只有授权的用户才能访问打印机，如使用PIN码或指纹等安全认证技术来确认用户身份。另外，打印机应安装一个机密存储室，可以限制未经授权的人对文件的访问。
另外，对于共享打印机，应该实施打印管理策略，在收到打印任务后，打印机可以为每位用户提供一个预打印功能，根据用户的要求，打印机可以从服务器端提供用户的特定信息，如文档标题，这样用户就可以直接确定是哪个文档了。此外，还可以使用打印队列功能，以防止未经授权的文档被非法访问和复制。
最后，共享打印机可以安装安全软件，确保打印机运行良好，以及防止恶意攻击和病毒侵入，必要时可以跟踪文档的打印，记录每个人的打印次数，以识别未经授权的文档打印。
